Specialisten zijn gemiddeld 40% van hun totale werktijd kwijt aan administratieve handelingen. Aan de top van het ongenoegen: ICT en het elektronisch patiëntendossier steunen hen onvoldoende bij hun administratie. Schokkende cijfers uit Nederlands onderzoek. Er worden ook concrete oplossingen aangereikt. Hallo België?

e-Health en de problemen daarrond vormden het hoofdthema van het overleg artsen-ziekenfondsen afgelopen maandag. Misschien kunnen de IT-specialisten die de kritiek trachtten te ontzenuwen, iets leren van de duizenden oplossingen die de specialisten zelf aangaven om die administratie te verminderen (1). Want het huidige tijdverlies gaat ten koste van de patiëntenzorg.

Niet minder dan 94% van de ruim 3.000 respondenten lieten weten dat de administratieve lasten het werkplezier verminderen. Op een 5-daagse werkweek betekent 40% aan administratieve handelingen dan ook twee volle werkdagen.  Waarvan ruim de helft of één dag per week volgens de respondenten niet zinnig is. Zowat een kwart van de specialisten heeft het gevoel zelf iets te kunnen doen aan de vermindering van de administratie.

Drie oplossingsrichtingen

De 5.000 oplossingen die de specialisten (in opleiding) aandroegen, bestaan uit drie categorieën:

• Probleem: te weinig ondersteuning elektronisch patiëntendossier (EPD)

Oplossing: maak het gebruiksvriendelijker en vermijd dubbel vastleggen van patiëntengegevens (only once principe). Nu moeten zeven op de tien specialisten weleens meerdere keren administratie uitvoeren voor verschillende partijen. Gebruik één landelijk EPD-systeem; laat het EPD dienend en ondersteunend zin aan het primaire proces (en niet andersom); maak het EPD efficiënter en intuïtiever; zorg voor spraakgestuurde ondersteuning in het EPD; geef de patiënt toegang tot zijn of haar dossier zodat die zelf relevante gegevens kan invoeren; zorg voor een betere koppeling tussen systemen in en buiten het ziekenhuis; verbeter technische prestaties van systemen, zoals snelheid.

• Probleem: te weinig (personeels) ondersteuning bij administratieve handelingen

Oplossing: laat het tikwerk over aan secretariaatsmedewerkers, verpleegkundigen, poli-assistenten; zorg voor administratieve ondersteuning in de spreekkamer bij gegevensinvoer; sta toe dat mondelinge opdrachtverstrekking volstaat, niet alles hoeft schriftelijk via het systeem.

• Probleem: afschaffen, verminderen en/of saneren van overbodige specifieke administratieve handelingen. In de top-vijf van onderwerpen die specialisten te veel tijd kosten, staan indicatoren, kwaliteitsregistraties en kwaliteitskeurmerken bovenaan.

Oplossing: schaf indicatoren, ziekenhuisbrede kwaliteitssystemen (JCI, NIAZ, ISO) en kwaliteitskeurmerken af die weinig tot niets zeggen over de daadwerkelijke zorgkwaliteit of niet bijdragen aan het verbeteren van de zorg. Stop met doorgeslagen controle. Minder afvinken in het EPD. Beperk kwaliteitsregistraties tot een door de beroepsgroep vastgestelde (beperkte) set. Zorg dat info uit indicatoren direct terugkomt bij de professionals. Als meest zinnige administratieve handelingen zien de specialisten de verslagen van patiëntendossiers, multidisciplinair overleg en verwijzing naar andere zorgverleners.

(1) Het onderzoek werd gevoerd door de Federatie Medisch Specialisten en de VvVA (Vereniging Verzekeringen en advies voor de zorgprofessional). Ruim 3.000 specialisten namen deel.

> Enquête(Ont)Regel de ZorgVvAA en FMS - Administratiedruk medisch specialisten