Mee door een ferme griepepidemie liggen zorginstellingen tot de nok vol en neemt de werkdruk voor verpleegkundigen op de hospitalisatieafdelingen stevig toe. “Meer dan ooit hebben we er nood aan onze zorgverleners in te zetten waar de nood het hoogst is. Zorgmanager Jan Bert Willems van Jessa: “Via een zelfgebouwde app kunnen afdelingen twee keer per dag aangeven of ze extra ondersteuning nodig hebben of dat ze enkele uren elders kunnen bijspringen.”
"Alles begon met de ‘typische’ gedeelde Excel file in 2017. Via kleurcodes kon elke verpleegafdeling zelf ingeven of ze hulp nodig had, of als ze kon ondersteunen op een andere afdeling. Maar al snel botsten we op limieten, vooral het gelijktijdig willen invullen was een issue."
Een werkgroep boog zich daarom over het vraagstuk en vond een oplossing in een zelfgebouwde app, waarin (hoofd)verpleegkundigen zorgzwaarte kunnen invullen en tegelijk ondersteuning kunnen aanvragen van de mobiele equipe.
DAS-project
Geert Moechars werkte jaren als (hoofd-)verpleegkundige en ondersteunt vandaag diensten in digitale oplossingen. “Na de covidperiode is het ziekenhuis gestart met het DAS-project: digitaal anders samenwerken. Die werkgroep buigt zich over alles wat digitaal beter kan en denkt na over waarmee tijd gewonnen en geld gespaard kan worden.”
Geert ging aan de slag met Power Apps van Office 365. Stap voor stap bouwde hij de app uit, in eerste instantie met hulp van Youtube-video’s, later met behulp van AI.
“Dankzij de app kunnen we beter terugkijken over een langere termijn, zo krijgen we zicht op hoe goed hebben we het gedaan hebben.”
Jan Bert Willems: “Of dat overzicht werkt of niet hangt af van de communicatie tussen de afdelingen. We gaan met de hoofden in dialoog over het toepassen van zorgzwaarte. Soms zijn er wel eens discussies over wie 'te snel’ rood scoort (hulp nodig heeft) of wie 'zelden’ eens komt helpen, dat moet uitgesproken worden. Het gebeurt dat één dienst het heel zwaar heeft en meerdere diensten hulp gaan bieden. De collega’s die zo ondersteund worden krijgen vleugels. Dat versterkt de solidariteit.”
Cirkel
Op momenten waar vele diensten in het rood staan, kan men nog steeds terecht bij de mobiele equipe, waar de leidinggevende het overzicht bewaart en telefonisch afstemt wie toch ergens een half uurtje of een uurtje elders kan gaan bijspringen. Op die manier krijgen we de cirkel rond.”
De zorgzwaarte wordt tweemaal per dag op een vast moment ingevuld. De verantwoordelijke krijgt hiervoor een telefonische herinnering. De zorgmanagers en de mobiele equipe krijgen dat alarm ook, zo kunnen zij meekijken of het onderling georganiseerd geraakt.
Jan Bert Willems: “Het mooie is de afspraak dat de afdeling die wat ruimte heeft, de stap zet naar degene die in nood zit. Wie het in de hectiek van de ochtend ontzettend druk heeft, hoeft niet zelf continu het scherm in de gaten te houden, maar wordt gecontacteerd dat hulp onderweg is.”
Intussen is al gestart met de 2.0 versie van de app, waarbij ook de bezetting van bedden en medewerkersbestaffing in de app opgenomen worden, om onder meer de patient/nurse ratio te berekenen. Ook de toegekende hulp is in de app zichtbaar. Dat vervangt een heel pak telefoontjes en mails. Iedereen heeft een helder zicht op de reële situatie en weet wanneer er hulp aankomt.
Laagdrempelig
Het Jessa Ziekenhuis heeft er bewust voor gekozen om de tool zelf op een toegankelijke manier uit te bouwen. Jan Bert: “Zonder grote budgetten of ingewikkelde tools, heeft dit een grote impact op de werking van elke dag. Het maakt de subjectieve zorgzwaarte transparanter, ook in de besprekingen waarin we de diensten tonen hoe zij over een jaar gescoord hebben. Het heeft een positieve impact op de onderlinge samenwerking.”
Geert: “Er is een heel laagdrempelige weg om hulp te krijgen. Door het gebruiksgemak wordt de app ook heel goed onthaald. Als je schoenen kunt bestellen bij Zalando, dan kun je die app ook invullen. Het wijst zichzelf uit.”
Foto: Vlnr: Katleen Oris (mobiele equipe), Geert Moechars, Jan Bert Willems
